eBilling

Die elektronische Rechnungsstellung ist mit dem Inkrafttreten der Verordnung des EFD über elektronische Daten und Informationen (EIDI-V ab März 2002) möglich. ElDI-V regelt die technischen, organisatorischen und verfahrenstechnischen Anforderungen an die Beweiskraft von elektronisch übermittelten und aufbewahrten Rechnungen.
Detaillierte Information sowie gesetzliche Angaben finden Sie unter:

Als elektronische Rechnungen bezeichnet man Dokumente, welche in elektronischer Form generiert, übermittelt und dauerhaft aufbewahrt werden. Gemäss MWSTGV haben elektronisch übermittelte und aufbewahrte Rechnungen, die für den Vorsteuerabzug, die Steuererhebung oder den Steuerbezug relevant sind, die gleiche Beweiskraft wie Daten, die ohne Hilfsmittel lesbar sind. Laut GeBüV müssen die Geschäftsbücher, Buchungsbelege und Geschäftskorrespondenz so geführt, erfasst und aufbewahrt werden, dass sie nicht geändert werden können, ohne dass sich dies feststellen lässt. Dies begründet den Einsatz der elektronischen Signatur, der in ElDI-V ausdrücklich regelt, dass die Voraussetzungen für die Beweiskraft von elektronisch übermittelten Daten nur mittels der elektronischen Signatur erfüllt sind.

Umsetzung in der Praxis

Rechnungsersteller

Der Versender elektronischer Rechnungen muss in der Lage sein, qualifizierte elektronische Signaturen zu erstellen. Dazu benötigt er bei Betrieb der Lösung mit Sichtkontrolle am Arbeitsplatz eine Signaturkarte für den berechtigten Unterzeichner, ein zertifiziertes Kartenlesegerät sowie eine Software, welche die Signatur erzeugt und verifiziert. Für diese Software muss eine Herstellererklärung oder besser noch die Sicherheitsbestätigung vom BSI vorliegen. Für grössere Rechnungsmengen bietet sich ein automatisierter Betrieb im Serverraum an. Ein lokal installierter Kartenleser ist in diesem Fall nicht erforderlich. Abhängig von der Art der Softwareumgebung müssen ggf. weitere organisatorische Massnahmen getroffen werden, um sicherzustellen, dass die erzeugte Signatur die Anforderungen an qualifizierte elektronische Sig-natur erfüllt. Diese Massnahmen sind in einem Prozesshandbuch zu dokumentieren. In dieser Umgebung kann der Versender nun eine Einzel- oder Stapelsignatur der ausgehenden Rechnung(en) vornehmen. Wer sich gar nicht mit der Einrichtung der Infrastruktur auseinander setzen möchte, kann auch einen Dritten als externen Signaturdienst in Anspruch nehmen.

Rechnungsempfänger

Der Empfänger einer elektronischen Rechnung muss bei Eingang prüfen, ob diese den gesetzlichen Anforderungen entspricht und eine gültige fortgeschrittene elektronische Signatur beinhaltet. Diese Prüfung muss dokumentiert werden und gemeinsam mit der Rechnung veränderungssicher archiviert werden (elektronisches Archiv, CD-ROM bei kleinen Mengen). Erfüllt die Rechnung die Anforderungen nicht, berechtigt sie nicht zum Vorsteuerabzug. In diesem Fall sollte der Rechnungsempfänger eine korrekte elektronische Rechnung beim Versender anfordern. Die beschriebenen Aufgaben können alternativ auch an einen Dienstleister übertragen werden. Dabei ist sicherzustellen, dass Erstellung und Prüfung der qualifizierten elektronischen Signatur nicht durch die gleiche Organisation vorgenommen werden. Seit dem Inkrafttreten der ZertES ab 1. Januar 2005 kann für elektronisch übermittelte Rechnungen eine fortgeschrittene elektronische Signatur von einem anerkannten Zertifizierungsdiensteanbieter aus der Schweiz verwendet werden.

Sign Live! CC ist unsere Lösung, die den Prozess der elektronischen Rechnungsstellung („eBilling“) sowohl auf Versender- als auch auf Empfängerseite unter Berücksichtigung aller relevanten gesetzlichen Vorschriften (ElDI-V, MWSTGV, ZertES) unterstützt.

NEWS:  unsere Software PDF/A Live! unterstützt neues Format für elektronische Rechnungen (ZUGFeRD)!

 

Hotline (Schweiz)

  0840-000342