Sitzungsprotokolle

Stadt- und Gemeinderäte signieren Sitzungsprotokolle & Ratsbeschlüsse

Für die Stadträte der Stadt Zug wurde eine Softwarelösung geschaffen, die ihnen bei der Anmeldung an das im Einsatz befindliche Dokument Management System anzeigt, ob und wenn ja welche elektronischen Protokolle oder sonstigen Dokumente für sie zur Abgabe der qualifizierten elektronischen Signatur vorliegen. Die eingesetzte Signaturlösung ist webbasiert und verwendet Sign Live! als Signaturserver und das Sign Live! Signatur-Applet, welches mit einem SmartCardToken signiert und daher rechtsverbindlich auch von unterwegs genutzt werden kann.

Die Protokolle werden zunächst in Word erstellt, danach im DMS gespeichert und für den Signaturvorgang im Sign Live! Signaturserver bereitgestellt. Zur Unterstützung der Langzeitarchivierung werden alle PDF-Dokumente bei der erstmaligen Übergabe an den Sign Live! Signaturserver automatisch in das PDF/A-Format konvertiert.

Nach der Anmeldung am DMS kann der zuständige Stadtrat auswählen, ob er alle oder nur einzelne Dokumente abzeichnen möchte. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, die Dokumente erneut im Viewer zu betrachten. Im Rahmen der Signaturerstellung erfolgt zunächst die Authentifizierung und erst danach die Eingabe der PIN, um das Dokument qualifiziert zu signieren. Mit der Signatur wird ein auf dem Sign Live! Signaturserver hinterlegtes „grafisches Erscheinungsbild“ sichtbar in das PDF-Dokument eingefügt. Sofern das „Vier-Augen-Prinzip“ nicht weitere Unterschriften von anderen Stadträten erfordert, wird das signierte Dokument automatisch für das DMS bereitgestellt.
 

Hotline (Schweiz)

  0840-000342