Rapportberichte im technischen Aussendienst
Üblicherweise erstellt der Servicetechniker nach erledigtem Auftrag vor Ort beim Kunden einen Servicebericht. Dieser Papiervordruck wird handschriftlich ausgefüllt, alle abrechnungsrelevanten Kundendaten, benötigtes Material und Arbeitszeiten werden eingetragen und dem Kunden zur Unterschrift vorgelegt. Die Serviceberichte werden gesammelt und einmal wöchentlich/monatlich erfolgt per Post die Weiterleitung an die Zentrale zur Rechnungsstellung. Problemen wie mangelnde Leserlichkeit, zerknüllte und verschmutzte Servicberichte verursachen extrem lange Rechnungsläufe. Für eine weitere Verzögerung sorgt die manuelle Zuordnung der vom Kunden unterschriebenen Serviceberichte zu den Rechnungen.
Bei dieser Lösung werden mit CABAReT Stage bereits vorhandene Serviceberichte einschliesslich der Unterschrift durch den Kunden vollkommen elektronisch abgewickelt und an das bestehende Archiv übergeben. Beim taggleichen Rechnungsversand stehen die elektronischen Serviceberichte zur Verfügung und werden automatisch mitverschickt. Der bisher fehlerträchtige und kostenintensive Medienbruch entfällt, ebenso die gesamten manuellen Sortiertätigkeiten.
Verwaltung komplex strukturierter, umfangreicher Dokumentationen
Ein Nachweis, aus welchen Teildokumenten, Schriften, Anleitungen und Illustrationen eine komplexe Gesamtdokumentation für technische Anlagen ursprünglich entstanden ist, wird sowohl für Hersteller und Kunden immer wichtiger. Besonders bei sensiblen technischen Dokumentationen muss jederzeit nachvollziehbar sein, woher Dokumente und Teile daraus stammen, die aus unterschiedlichsten Formaten zu einer gemeinsamen technischen Dokumentation zusammengefasst wurden.
CABAReT mit der Erweiterung „Customized Documentation“ unterstützt Autoren von Handbüchern, Anlagen- oder Ersatzteillisten, Projektbeschreibungen und sonstigen Dokumentationen, die häufig geändert werden. Die Software bietet hierzu eine intuitiv bedienbare Oberfläche und kann Arbeitsschritte wie eine sichere Ablage, die Konvertierung in PDF oder PDF/A, das Organisieren der Dokumentstrukturen nach Kapiteln, Trennblättern und Inhaltsverzeichnissen sowie die Generierung der Dokumentation als PDF- beziehungsweise PDF/A-Datei selbstständig ausführen.
Tabak-Fachhändlerverbund setzt bei Langzeitarchivierung auf PDF/A
DTV Tabak archiviert bereits seit mehreren Jahren seine Dokumente elektronisch. Seit Anfang 2009 wandelt die Verbundgruppe für den Tabakgrosshandel alle PDF-Dokumente für die Archivierung in das ISO-genormte Format PDF/A um. Hierzu nutzt die Gruppe das Konvertierungs- und Validierungstool PDF/A Live!. PDF/A Live! überprüft PDF-Dokumente vollständig und zuverlässig auf die Übereinstimmung mit dem Regelwerk des ISO-Standards und bestätigt im Anschluss an diese Prüfung entweder die Konformität des Dokuments zu PDF/A oder listet übersichtlich auf, welche Bestandteile dem Standard nicht entsprechen.
Das Hauptargument, PDF/A live! einzuführen, war für die Verbundgruppe die garantierte Lesbarkeit der archivierten Dokumente über die gesamte gesetzliche Aufbewahrungsfrist hinweg. Ein Dokument im Format PDF/A lässt sich jederzeit im Original-Layout auf den Bildschirm rufen und erfordert keinerlei Spezialsoftware, weil es alle Informationen für die Darstellung in sich trägt.
